Проєкти та події

5 кроків для впровадження електронного документообігу

5 кроків для впровадження електронного документообігу

Електронний документообіг (ЕДО) — це ключовий інструмент цифрової трансформації бізнесу. Його впровадження дозволяє підвищити ефективність процесів, мінімізувати витрати та забезпечити контроль на всіх етапах обробки документів.

У цьому матеріалі ми наводимо покрокову інструкцію з впровадження ЕДО, засновану на практичному досвіді використання рішень нашого партнера — компанії InBase, розробника low-code платформи Scriptum.

Фахівці Айкюжн ІТ здійснюють професійну інтеграцію продуктів InBase у бізнес-середовище клієнта, включаючи налаштування, доопрацювання під специфіку процесів та супровід системи.

Крок 1. Аналіз бізнес-процесів

На старті проєкту важливо провести аудит документоорієнтованих процесів: які саме документи використовуються, які підрозділи залучені до їх створення, погодження, підписання та архівування. Це дозволяє сформувати технічне завдання та уникнути дублювання процесів при автоматизації.

Крок 2. Формування вимог до системи

На основі попереднього аналізу визначаються ключові вимоги до майбутньої системи:

  • підтримка внутрішнього документообігу;
  • використання кваліфікованого електронного підпису (КЕП);
  • централізоване зберігання та пошук документів;
  • інтеграція з бухгалтерськими, фінансовими та обліковими системами;
  • віддалений доступ для керівників і співробітників;
  • контроль строків виконання та автоматичні нагадування.

Крок 3. Вибір платформи

Оптимальним рішенням для швидкого старту та гнучкої адаптації є low-code платформи, які дозволяють налаштовувати документообіг без програмування. Одним із таких рішень є Scriptum — українська платформа, розроблена InBase, що підтримує масштабовану автоматизацію процесів з можливістю глибокої кастомізації.

Компанія Айкюжн ІТ впроваджує Scriptum у різних галузях бізнесу, адаптуючи функціонал під реальні задачі клієнтів.

Крок 4. Уніфікація документів

Перед запуском варто уніфікувати структуру документів — шаблони договорів, заяв, наказів, службових записок тощо. Це спрощує створення документів, забезпечує єдині стандарти та мінімізує ризики помилок.

Крок 5. Побудова маршрутів погодження

Для кожного типу документа формується чіткий маршрут: хто створює, хто погоджує, хто підписує, хто зберігає. Гнучке налаштування маршрутів у Scriptum дозволяє врахувати всі особливості оргструктури компанії.

Крок 6. Навчання персоналу

Пояснення переваг системи, підготовка інструкцій і навчання ключових користувачів — критично важливий етап для успішного впровадження. Ми рекомендуємо комбінувати онлайн-навчання з індивідуальним супроводом на перших етапах роботи.

Крок 7. Пілотний запуск та масштабування

Впровадження варто розпочати з одного підрозділу або типу документа. Такий підхід дає змогу протестувати рішення, зібрати зворотний зв’язок, внести коригування та лише після цього масштабувати систему на всю компанію.

Переваги електронного документообігу

  • доступ до документів з будь-якої локації;
  • прискорення процесів погодження та підписання;
  • відстеження статусу документів у реальному часі;
  • скорочення витрат на друк, зберігання та доставлення;
  • відповідність вимогам українського законодавства та КЕП;
  • безпечне цифрове архівування;
  • зручна інтеграція з іншими інформаційними системами.

Оригінал гіда розміщено на сайті нашого партнера InBase — розробника платформи Scriptum:
Як упровадити електронний документообіг — InBase

InBase, Айкюжн ІТ, Scriptum, ТОВ "Айкюжн ІТ", low-code

Логотип компанії IQusion IT

IQusion надає повний комплекс послуг у сфері інформаційних технологій. Від консалтингу та розробки до впровадження та супроводу.

Як нас знайти

Приймальня: м. Київ, вул. Новокостянтинівська, 15/15

Адреса: м. Вишневе, вул. Європейська, буд. 43, оф. 3

Тел.: +38 044 323 00 80

Email: info@iqusion.com

Входить до:

Логотип Intecracy Group

Intecracy Group — об'єднання компаній, що працюють у сфері високих технологій.