Види документообігу: що має знати кожен бізнес

У сучасному бізнес-середовищі ефективний документообіг — це не тільки швидкість, а й безпека, прозорість і контроль. Паперові системи дедалі більше витісняються цифровими, а автоматизація — стає не опцією, а необхідністю.

📁 Що таке документообіг?

Це процес створення, обробки, погодження, підписання, передачі та зберігання документів — як усередині компанії, так і за її межами.

🧭 Основні види документообігу

За форматом:

• Паперовий – традиційний, але дорогий та повільний.
• Електронний (ЕДО) – цифровий обмін з використанням КЕП, контролем доступу та журналом змін.

За напрямом:

• Внутрішній – між відділами та співробітниками.
• Зовнішній – з контрагентами, клієнтами та держструктурами.

⚙️ Як працює електронний документообіг?

Це повністю автоматизований цикл – від створення до архіву. Сучасні платформи інтегруються з CRM, ERP, бухгалтерією, підтримують OCR, шаблони та маршрутизацію.

✅ Чому варто обирати ЕДО?

• Швидкість: миттєве погодження та підписання.
• Економія: мінімальні витрати на папір і доставлення.
• Контроль і безпека: логування, шифрування, детальна історія дій.
• Юридична сила: електронний підпис визнається на рівні з ручним.
• Мобільність: доступ з будь-якого пристрою.

🛠️ Рішення від Intecracy Group

🏢 Для внутрішнього документообігу — Megapolis.DocNet

Корпоративна система електронного документообігу, яка підтримує повний життєвий цикл документа — від підготовки до архівації. Оснащена OCR-модулем, мобільним застосунком і email-клієнтом. Можлива інтеграція з Deals, «Вчасно», Укрпошта та іншими сервісами.

🌐 Для зовнішнього документообігу — Deals

Онлайн-сервіс обміну та підписання електронних документів з контрагентами. Відповідає міжнародним стандартам безпеки, забезпечує контроль і швидкість документообігу.

🔄 Для бізнес-процесів — Scriptum

Low-code платформа на базі Camunda, яка дозволяє швидко автоматизувати бізнес-процеси: підготовку рахунків, відрядження, погодження, архівацію та інше — без програмування.

Ці рішення є спільними розробками компаній, що входять до Intecracy Group.

📌 Як ми впроваджуємо?

1. Аналіз і аудит бізнес-процесів
2. Підбір оптимального рішення
3. Пілотний запуск та інтеграція з наявними інформаційними системами підприємства (наприклад, CRM/ERP)
4. Навчання персоналу
5. Підтримка, супровід та моніторинг результатів

📈 Підсумок

Інтегрована екосистема від Intecracy Group (Megapolis.DocNet, Deals, Scriptum) забезпечує повністю цифровий документообіг — швидко, безпечно й сьогодні — для будь-якого бізнесу.

Зв’яжіться з нами, щоб дізнатися, як Айкюжн ІТ реалізує оптимальне рішення для вашої компанії!

🔗 Оригінал матеріалу: InBase – “Види документообігу: детальний гайд”