Цифровізація архіву: як перевести документи в цифру без втрат

Оцифрування документообігу — це не просто модна тенденція. У 2025 році це реальна необхідність: через обмеження зберігання паперових архівів, вимоги аудиту, очікування клієнтів і потребу в оперативному доступі до інформації.

Але разом із цим у компаній залишається головне питання: як перевести паперові документи в цифрову систему без ризику втрат, плутанини чи блокування роботи?

Що найчастіше лякає при переході?

• 📂 Об’єм: десятки тисяч документів, сотні тек і коробок
• 📉 Страх втрати контролю: що буде з юридично значущими документами?
• 🕐 Час: острах, що процес займе пів року чи більше
• 💸 Витрати: ризик неефективного впровадження без результату

Насправді все значно простіше — якщо діяти з досвідченим партнером і використовувати правильні інструменти.

IQusion: понад 15 років досвіду і готові рішення

Команда IQusion понад 15 років впроваджує системи електронного документообігу та цифрового архівування в бізнесі та держсекторі. Ми пройшли десятки міграцій з «паперу в цифру» — і створили стандартизований сценарій переносу, який дозволяє:

• 📑 зберегти всю юридичну значущість документів;
• 🗃️ оцифрувати, каталогізувати та імпортувати великі обсяги архіву;
• 🔍 забезпечити швидкий пошук і зручну навігацію;
• 🔐 обмежити доступ до конфіденційної інформації;
• ⚙️ зберегти контроль за термінами зберігання, статусами, підписами.

Ми використовуємо перевірені платформи — Scriptum, Megapolis.DocNet — залежно від потреб замовника.

Як виглядає процес цифровізації документів

1. Аудит паперового архіву — визначаємо структуру, типи документів, пріоритети переносу.
2. Сканування і розпізнавання — із використанням професійних сканерів і OCR.
3. Створення метаданих — для кожного документа вказується дата, автор, тема, тип, підрозділ.
4. Завантаження в систему ЕДО — з автоматичним прив'язуванням до потрібного процесу або категорії.
5. Контроль і навчання користувачів — щоб новий цифровий архів запрацював одразу після запуску.

Усі дії фіксуються в логах. Жоден документ не загубиться.

Чому це можна зробити швидко

• 🧩 У IQusion є готові шаблони процесів і електронних форм.
• 🚀 Весь цикл — від аудиту до запуску — займає від 10 робочих днів (для невеликих архівів).
• 🤝 Ми працюємо «під ключ» — не потребуємо залучення внутрішньої ІТ-команди замовника.

Ми не просто скануємо документи. Ми вбудовуємо їх у живу систему документообігу, де вони працюють у реальних процесах — погодження, підпис, нагадування, звітність.

Що отримує ваша організація

• 🔎 Миттєвий пошук будь-якого документа (навіть 5-річної давності)
• 📊 Прозорість історії документів і дій користувачів
• 🧾 Законний статус — завдяки КЕП (кваліфікованому електронному підпису) і журналам дій
• 📦 Звільнені шафи, кімнати, склади
• 🔐 Контроль доступу — ролі, підрозділи, гриф «ДСК»

Переїзд із паперу в цифру — це не складно, якщо ви працюєте з тими, хто вже пройшов цей шлях десятки разів. З IQusion ви отримуєте не лише сканування, а повну цифрову трансформацію документообігу — швидко, без ризиків, із гарантією якості. Зв’яжіться з нами — і ми допоможемо зберегти кожен ваш документ, але назавжди позбутись паперу.