Цифрова інвентаризація документів: як уникнути втрати даних

Чи знаєте ви, де саме зберігається кожен ваш ключовий документ? Хто його востаннє редагував? Коли він має бути оновлений або знищений? Якщо відповідь хоча б на одне з цих питань — “не знаю”, вам потрібна цифрова інвентаризація документів. Команда IQusion пояснює, як компанії втрачають цінну документацію — і як це попередити завдяки сучасним СЕД-рішенням (системам електронного документообігу).

📉 Що відбувається без цифрової інвентаризації

• Файли зберігаються на особистих поштах, робочих столах, флешках
• Жоден співробітник не має повної картини про документи підрозділу
• Застарілі або дубльовані версії вводять в оману
• У разі звільнення працівника — важливі документи просто зникають
• Неможливо точно сказати, скільки документів в архіві або “на руках”

🛑 Усе це не лише хаос — це ризик фінансових, юридичних і репутаційних втрат.

✅ Що таке цифрова інвентаризація

Цифрова інвентаризація документів — це процес створення, опису, систематизації та контролю документів у єдиному цифровому середовищі. Замість «пошуку у теках» ви маєте:

• структуровану базу документів з картками та метаданими;
• журнал усіх дій — хто створив, хто погодив, хто переглянув;
• єдине місце зберігання — із правами доступу та резервним копіюванням;
• інтеграцію з внутрішніми процесами (погодження, виконання, підписання);
• можливість інвентаризації за тегами, датами, типами, підрозділами.

🛠 Як це реалізується у СЕД, яку впроваджує IQusion

Ми використовуємо систему електронного документообігу Megapolis.DocNet, яка дозволяє:

1. Імпортувати наявні документи (PDF, DOCX, XLSX тощо) до реєстру з тегами та категоріями
2. Прив’язати кожен документ до підрозділу, автора, дати, типу (наказ, договір, акт)
3. Автоматично фіксувати всі дії з документом (створення, погодження, підпис)
4. Створити звіт: які документи активні, завершені, архівні або відсутні
5. Провести внутрішню “ревізію” — які документи потрібно оновити або створити

Це не просто список файлів. Це жива структура цифрового знання вашої організації.

📋 Додаткові переваги

• Швидкий пошук за ключовими словами, тегами, номерами
• Ролі та обмеження доступу: хто бачить, хто редагує, хто затверджує
• Історія версій і змін — з відновленням попередніх станів
• Автоматичні нагадування про оновлення або знищення документів

Усе це робиться без збільшення штату — лише шляхом впровадження СЕД і правильної логіки роботи з документами. Адже втрата файлів (точніше — інформації), це  не лише технічна проблема, а й організаційна. І вона вирішується лише тоді, коли у вас є чітке уявлення, що у вас є, де воно зберігається і хто за це відповідає. IQusion допомагає побудувати цифрову систему документообігу, у якій нічого не губиться — навіть якщо змінюється команда, керівник або структура.

🤖 Додаткова перевага — автоматизація бізнес-процесів

Інвентаризація документів — це лише перший крок. Коли всі файли структуровані, компанія може автоматично запускати бізнес-процеси на їх основі: погодження, підписання, затвердження, делегування завдань тощо.

Для цього IQusion впроваджує інформаційну систему Scriptum, яка дозволяє:

• моделювати процеси за допомогою BPMN 2.0 (без кодування);
• створювати інтерактивні форми, заявки, маршрути погодження;
• автоматично запускати дії на основі типу документа або події (наприклад, надходження нового листа — автоматичне погодження юристом);
• відстежувати статус кожного етапу в реальному часі;
• використовувати КЕП (кваліфікований електронний підпис) для юридично значущого погодження;
• інтегрувати з іншими інформаційними системами — бухгалтерським софтом, ERP, поштовими клієнтами тощо.

Scriptum — це гнучка платформа, яка дозволяє почати з малого і масштабуватись поступово: від інвентаризації до повноцінної цифрової екосистеми компанії.